Outlook Visitenkarten Add-In

 

Warum und Wieso

Das Outlook Visitenkarten Add-In wurde entwickelt, um Anwendern die Möglichkeit zu bieten, komfortabel ihre, im Active Directory hinterlegten, Informationen zu pflegen und aktuell zu halten.

Der Grund für die Entwicklung dieses Add-Ins lag darin, dass in unserem Unternehmen die Soft- und Hardware der Mittarbeiter ausgetauscht wurde. Das Unternehmen migrierte von Windows XP zu Windows 7 und Office 2010.

Die in Office 2010 zur Verfügung stehenden Funktionen zur Kollaboration beziehen die Kontaktinformationen der Anwender aus dem Active Directory. Leider war dieses zum damaligen Zeitpunkt nicht ausreichend gepflegt, wodurch in den Office Produkten nur spärliche Informationen über den eigenen sowie die Firmenkontakte angezeigt wurden.

Um diese Informationen schnell und ohne viel Bürokratie einzupflegen, wurde dieses Add-In entwickelt, welches den Anwendern die Möglichkeit bietet, ihre Kontaktinformationen selbst zu pflegen und aktuell zu halten.

Die zu bearbeitenden Felder können im Active Directory durch den Administrator eingeschränkt werden. Dadurch behält die IT weiterhin die Kontrolle über die Einträge im Active Directory und kann Anwender- oder Gruppengebundene Rechte für die Bearbeitung der Felder anlegen.

Durch die Installation der Anwendung als ClickOnce-Bereitstellung ist die Aktualisierung problemlos und es werden keine erhöhten Anwenderrechte für die Installation benötigt, dadurch wird der Einsatz für einen maximalen Anwenderkreis ermöglicht.

Das Plugin ist bis jetzt nicht Open-Source, bitte lesen Sie den Hinweis unter Kontakt!

Funktionsweise

  • Start von Outlook.
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Start von Outlook

Beim Starten von Outlook meldet sich das Add-In am Active Directoy an. Als Anmeldedaten werden die vom Anwender bei der Anmeldung am System verwendeten Daten benutzt. Nach der erfolgreichen Anmeldung liest das Visitenkarten Add-In die nutzerspezifischen Daten aus dem Active Directory und zeigt diese unter dem Reiter Datei im Menüpunkt Visitenkarte an.

  • Start von Outlook.
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Visitenkarten Reiter

Im Menüpunkt Visitenkarte stehen, bei einer erfolgreichen Anmeldung am Active Directory, dem Anwender die für ihn freigegebenen Felder zum Ausfüllen bereit. Felder, die ausgegraut sind, signalisieren fehlende Rechte des Anwenders im Active Directory. Ein Klick auf das Kontaktbild öffnet ein Dialogfenster, in dem sich ein Bild für das Profil auswählen lässt. Um die eingetragenen Daten zu aktualisieren, genügt ein Klick auf Aktualisieren.

Installation

  • Start von Outlook.
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Anleitung

Im Transferlaufwerk im Ordner jwillmer befindet sich der Ordner Outlook Add-In (\\sm00bb04\transfer\jwillmer\Outlook Add-In\). In diesem starten Sie mit einem Klick auf Visitenkarten Add-In.vsto die Installation.

Nach der Installation benötigt Outlook einen Neustart um das Add-In zu laden.

Fragen & Antworten

Wie groß darf mein Profilbild sein?

Ihr Profilbild darf maximal 10 KB groß sein und sollte optimaler Weise genauso hoch wie breit sein.

Alle Felder sind grau, ist das normal?

Möglicherweise haben Sie keine Verbindung zum Active Directory. Das Add-In benutzt ihre Anmeldedaten am PC für die Authentifizierung am Active Directory. Falls Sie lokal angemeldet sind, stimmen diese womöglich nicht überein. Klicken Sie einmal auf Aktualisieren. Erscheint daraufhin keine Fehlermeldung, sind Sie erfolgreich verbunden, haben aber keine Berechtigungen zum Ändern der Felder.

Entwicklung

Für die weitere Entwicklung ist geplant, dass sich Anwender aus dem Add-In heraus beim Active Directory anmelden können. Dies ist für Anwender wichtig, die sich am lokalen System authentifiziert haben und nicht über das Active Directory.

Versionsverlauf

 
  • V1.0.0.0 (06.08.2012):
    • Erste Veröffentlichung
  • V1.0.0.3 (06.08.2012):
    • Aktualisierungsintervall auf 3 Tage gesetzt
  • V1.0.0.4 (07.08.2012):
    • Fehlermeldungen eingebaut
    • Installationsanleitung erstellt.
  • V1.0.0.5 (17.08.2012):
    • Neue Felder hinzugefügt
    • Quellcode optimiert
  • V1.0.6 (22.08.2012):
    • DropDown Menü für Länderabkürzung hinzugefügt
    • Dokumentation erstellt
    • Quellcode weiter optimiert

Kontakt

Da dieses Plugin privat entwickelt wurde, kann kein Support seitens der IT-Abteilung erwartet werden. Die Installation und Nutzung muss jeder selbst verantworten.

Für Verbesserungsvorschläge kann der Autor unter info[at}jwillmer.de erreicht werden.